Приложение к Приказу от 30.03.2012 г № 292 Порядок
Порядок организации приема, передачи, учета, хранения и уничтожения материалов и документов по единому государственному экзамену в 2012 году
1.Общие положения
1.1.Настоящий Порядок разработан в целях обеспечения надлежащего порядка приема, передачи, хранения и уничтожения материалов и документов единого государственного экзамена (далее - ЕГЭ), организации соответствующего учета и отчетности, обеспечения информационной безопасности при проведении ЕГЭ.
1.2.Порядок разработан в соответствии с требованиями федеральных нормативных правовых актов, инструктивно-методических материалов Рособрнадзора и содержит общие принципы, термины и понятия, связанные с процедурами проведения ЕГЭ и оформлением результатов ЕГЭ.
1.3.К материалам и документам ЕГЭ относятся:
1.3.1.Экзаменационные материалы, которые включают:
- экзаменационные задания - контрольные измерительные материалы (далее - КИМ), оформленные на различных носителях (бумажный, электронный носитель, аудионоситель);
- материалы для оформления ответов участников ЕГЭ - бланк ответов участников ЕГЭ (бумажный, электронный носитель (при наличии устной части по иностранным языкам), звуковая запись ответов участников ЕГЭ на задания устной части ЕГЭ по иностранным языкам (при наличии устной части) по разделу "Говорение" (аудионоситель, электронный носитель);
1.3.2.Документы из пункта проведения ЕГЭ (далее - ППЭ) о проведении экзамена - протоколы проведения ЕГЭ в ППЭ, акт о допуске на ЕГЭ без пропуска или документа, удостоверяющего личность, акт фиксирования наличия в КИМ полиграфических дефектов и другое;
1.3.3.Протоколы проверки ответов участников ЕГЭ:
- протоколы проверки членом предметной комиссии (далее - экспертом) ответов на задания с развернутым ответом с информацией об экспертах и проставленными локальными номерами бланков-копий, проверенных экспертами;
- протоколы оценивания устных ответов участников ЕГЭ по иностранным языкам по разделу "Говорение" (при наличии устной части по иностранным языкам);
1.3.4.Протоколы государственной экзаменационной комиссии (далее - ГЭК) о результатах ЕГЭ;
1.3.5.Апелляционные материалы:
- апелляции;
- журнал регистрации апелляций;
- заключения комиссий, создаваемых уполномоченными представителями ГЭК, о результатах служебных расследований по апелляциям о нарушении процедуры проведения ЕГЭ;
- протоколы конфликтной комиссии о рассмотрении апелляций;
1.3.6.Бланки свидетельств о результатах ЕГЭ установленного образца;
1.3.7.Журнал учета выдачи свидетельств о результатах ЕГЭ и их дубликатов;
1.3.8.Акты об уничтожении материалов ЕГЭ;
1.3.9.Акты приемки-передачи различных материалов и документов.
1.4.Формы и комплектация материалов и документов по ЕГЭ определены Рособрнадзором (форма 1).
1.5.До заполнения бланки документов именуются первичными документами ЕГЭ.
1.6.Указанные документы являются документами строгой отчетности и хранятся в порядке, исключающем доступ к ним посторонних лиц.
1.7.Материалы и документы ЕГЭ являются материальными ценностями.
1.8.Лица, осуществляющие прием, доставку, хранение материалов и документов ЕГЭ, являются материально-ответственными лицами и несут материальную ответственность в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации за вверенные им ценности.
2.Прием
2.1.Экзаменационные материалы поступают в Республику Адыгея из организации, осуществляющей на федеральном уровне организационно-технологическое обеспечение проведения ЕГЭ (далее - ФГБУ "Федеральный центр тестирования").
2.2.Сроки доставки указанных материалов определяются ФГБУ "Федеральный центр тестирования".
2.3.Бланки свидетельств о результатах ЕГЭ поступают в Республику Адыгея из организаций, осуществляющих по заказу Рособрнадзора тиражирование бланков свидетельств о результатах ЕГЭ и передачу их в субъекты Российской Федерации.
2.4.Поступление материалов оформляется актами приемки-передачи.
2.5.Другие материалы и документы ЕГЭ, указанные в п. 1.3, формируются в республике в ходе подготовки и проведения ЕГЭ.
3.Передача
3.1.Правила передачи материалов и документов ЕГЭ поэтапно из одного органа/организационной структуры в другую регламентируются нормативными правовыми документами и инструктивно-методическими материалами.
3.2.Прием и передача материалов и документов ЕГЭ производится в соответствии с установленными правилами и с составлением акта приемки-передачи.
3.3.Акт содержит сведения о передаваемых материалах (перечень), их состоянии (дефектах), количестве, целостности упаковки и др.
3.4.Акт подписывают руководители органов и организационных структур передающей и принимающей сторон, либо их уполномоченные лица.
3.5.Лица, допускаемые к соответствующим работам с материалами и документами ЕГЭ, несут ответственность за соблюдение режима информационной безопасности, служебной и конфиденциальной информации, ставшей им известной в силу выполняемых работ в рамках ЕГЭ.
4.Учет
4.1.По окончании проведения ЕГЭ в Республике Адыгея в рамках работ по подведению итогов проведения ЕГЭ все организационные структуры передают имеющиеся у них материалы и документы ЕГЭ в Региональный центр обработки информации (далее - РЦОИ).
РЦОИ организует и проводит следующие виды работ по учету материалов и документов ЕГЭ:
- осуществляет прием материалов и документов ЕГЭ из соответствующих организационных структур;
- организует отбор и оценку материалов и документов строгой отчетности по ЕГЭ, подлежащих длительному и временному хранению;
- организует размещение материалов и документов строгой отчетности на хранение;
- проводит уничтожение материалов, не подлежащих хранению.
4.2.Перечень документов строгой отчетности, образующихся при проведении ЕГЭ, определяется в соответствии с инструкциями и на основе "Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (утвержден Росархивом от 27.10.2003).
К материалам и документам строгой отчетности ЕГЭ относятся:
- использованные КИМ;
- неиспользованные КИМ;
- некомплектные, имеющие полиграфические дефекты или испорченные КИМ;
- документы из ППЭ о проведении ЕГЭ;
- апелляционные материалы (протоколы);
- использованные материалы для оформления ответов участников ЕГЭ;
- протоколы проверки ответов участников ЕГЭ;
- имеющие полиграфические дефекты или испорченные бланки свидетельств о результатах ЕГЭ;
- неиспользованные бланки свидетельств о результатах ЕГЭ;
- заполненные бланки свидетельств, не востребованные участниками ЕГЭ;
- журнал учета выдачи свидетельств о результатах ЕГЭ;
- акты приемки-передачи материалов и документов;
- акты об уничтожении материалов ЕГЭ;
- протоколы ГЭК о результатах ЕГЭ;
- внешние носители с электронными файлами обработки.
4.3.В целях определения видов и значимости документов, подлежащих передаче в архив, следует руководствоваться Федеральным законом Российской Федерации от 29.12.1994 N 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов" и Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".
5.Хранение
5.1.Особенности хранения документов строгой отчетности ЕГЭ определяются в соответствии с рекомендациями Рособрнадзора (письмо Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки от 31.01.2007 N 01-41/08-01) и федеральными нормативными правовыми документами по организации и проведению ЕГЭ.
5.2.Сроки хранения (начало и конец) материалов и документов ЕГЭ определяются в соответствии с формой 2.
5.3.Временное хранение экзаменационных материалов до даты проведения экзамена осуществляет РЦОИ.
5.4.Хранение экзаменационных материалов осуществляется в специально выделенных и оборудованных помещениях или металлических шкафах и др., позволяющих обеспечить сохранность материалов, соблюдение режима информационной безопасности ЕГЭ и хранение в порядке, исключающем доступ к ним посторонних лиц.
5.5.Иные документы, регулирующие деятельность органов и организационных структур в рамках проведения ЕГЭ: нормативные правовые акты, инструктивно-методические материалы, решения, протоколы, справки и другое, хранятся в соответствии с "Перечнем типовых управленческих документов, образующимися в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения" (утверждены Главным архивным управлением при Совете Министров СССР от 15.08.1988).
6.Уничтожение
6.1.По истечении срока хранения материалы и документы строгой отчетности ЕГЭ, включая остатки первичных материалов и бланков документов строгой отчетности ЕГЭ, в установленном порядке подлежат уничтожению. Уничтожение производится на основании акта, составляемого комиссией, в которую входят первый заместитель Министра образования и науки Республики Адыгея, руководители РЦОИ и ППОИ.