Приложение к Приказу от 19.08.2011 г № 218 Инструкция
Инструкция по делопроизводству в Министерстве труда и социального развития Республики Адыгея, его территориальных органах и подведомственных учреждениях
I.Общие положения
1.1.Инструкция по делопроизводству в Министерстве труда и социального развития Республики Адыгея, его территориальных органах и подведомственных учреждениях (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Министерства труда и социального развития Республики Адыгея, его территориальных органов и подведомственных учреждений (далее - организация) документов, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности.
1.2.Правовым основанием для разработки Инструкции являются:
1.Федеральный закон от 14 июня 1994 г. N 5-ФЗ "О порядке опубликования и вступления в силу федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов палат Федерального Собрания" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, N 8, ст. 801; 1999, N 43, ст. 5124).
2.Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52 (ч. I), ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27 (ч. I), ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417).
3.Федеральный закон от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 2, ст. 127; 2007, N 46, ст. 5554).
4.Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036).
5.Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253).
6.Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060).
7.Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч. I), ст. 3448; 2011, N 15, ст. 2038).
8.Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч. I), ст. 3451; 2009, N 48, ст. 5716; 2009, N 52 (ч. I), ст. 6439).
9.Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 7, ст. 776).
10.Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 10, ст. 1127; 2005, N 39, ст. 3925).
11.Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060).
12.Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 39, ст. 4614).
13.Постановление Правительства Российской Федерации от 20 февраля 2010 г. N 72 "О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона "Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 9, ст. 964).
14.Постановление Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2010 г. N 96 "Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 10, ст. 1084).
15.Государственный стандарт ГОСТ 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
16.Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. N 76.
17.Закон Республики Адыгея от 31.03.1994 г. N 74-1 "О языках народов Республики Адыгея" ("Ведомости ЗС (Хасэ) - Парламента РА", N 5, 1994)
18.Указ Президента Республики Адыгея от 19 сентября 2002 г. N 212 "Об утверждении Положения о порядке осуществления контроля за исполнением законов Республики Адыгея, указов и распоряжений Президента Республики Адыгея, постановлений и распоряжений Кабинета Министров Республики Адыгея, поручений Президента Республики Адыгея, Премьер-министра Республики Адыгея, Руководителя Администрации Президента Республики Адыгея и Кабинета Министров Республики Адыгея" ("Собрание законодательства Республики Адыгея", 2002, N 9, 2004, N 3).
19.Указ Главы Республики Адыгея от 19 августа 2011 г. N 100 "Об обязательной правовой и лингвостилистической экспертизе проектов нормативных и иных правовых актов Республики Адыгея".
20.Указ Президента Республики Адыгея от 16 октября 2009 г. N 117 "Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов (проектов нормативных правовых актов) президента Республики Адыгея и Кабинета Министров Республики Адыгея" ("Собрание законодательства Республики Адыгея", 2009, N 10).
21.Постановление Кабинета Министров Республики Адыгея от 19 января 2004 г. N 4 "О регламенте Кабинета Министров Республики Адыгея" ("Собрание законодательства Республики Адыгея", 2004, N 1, 2005, N 7).
22.Постановление Государственного Совета - Хасэ Республики Адыгея от 26 июля 2006 г. N 135-ГС "О регламенте Государственного Совета - Хасэ Республики Адыгея" ("Ведомости ГС-Хасэ Республики Адыгея", N 6, 26.07.2006 г.).
1.3.Положения инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в организации, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции.
1.4.Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными Порядками обращения со служебной информацией ограниченного доступа в организации, утверждаемыми руководителями организаций.
1.5.Требования Инструкции к работе с бухгалтерской и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.7.Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя организации.
Работники организации несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции.
При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы другому работнику по указанию руководителя организации, при увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту.
II.Правила подготовки и оформления документов
2.1.Общие требования к бланкам документов
2.1.1.Подготовка и оформление проектов актов Главы Республики Адыгея и Кабинета Министров Республики Адыгея производятся в соответствии с порядком, устанавливаемым Главой Республики Адыгея, Регламентом Кабинета Министров Республики Адыгея и Инструкцией по делопроизводству в Администрации Главы Республики Адыгея и Кабинета Министров Республики Адыгея, утвержденной приказом Руководителя Администрации Главы РА и Кабинета Министров РА от 28.06.2000 г. N 72.
2.1.2.Документы организации должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:
30 мм - левое;
10-15 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
2.1.3.В организации применяются бланки установленного образца.
2.1.4.Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
2.1.5.Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) Министра труда и социального развития Республики Адыгея. Соответствующие предложения вносятся совместно начальниками информационно-правового отдела и отдела информационных технологий вместе с образцами предлагаемых бланков.
2.2.Оформление документов
2.2.1.При подготовке документов используется гарнитура Times New Roman. Для основного текста документа размер символов устанавливается 14 пт, в исключительных случаях допускается устанавливать 13 пт. Текст должен быть выровнен по ширине и отступ первой строки должен составлять 1-1,5 см. При наборе текста между словами ставится только один пробел.
2.2.2.Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Длина строки, входящей в наименование адресата, не должна превышать 9-10 см. Выравнивание для реквизита устанавливается по левому краю. Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления организациям, не входящим в структуру органов исполнительной власти и органов местного самоуправления Республики Адыгея. Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".
2.2.3.Адресат указывается на отправляемых документах (письмах). Наименование организации (структурного подразделения) указывают в именительном падеже, должность лица и его фамилию указывают в дательном падеже. При адресовании письма должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Например:
Премьер-министру Республики Адыгея (инициалы, фамилия)
2.2.4.На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагают в правом верхнем углу первого листа документа.
Гриф утверждения должен состоять из слова Утверждаю (без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:
Утверждаю
Министр труда и социального развития
Республики Адыгея
(подпись) (инициалы, фамилия)
дата
2.2.5.При необходимости документ может утверждаться приказом или протоколом организации.
При этом гриф утверждения должен состоять из слова Утвержден (Утверждена, УтвержденО, УтвержденЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:
Утверждено
приказом Министерства труда и социального развития
Республики Адыгея
от 25 июля 2004 года N 345
Реквизиты "гриф утверждения", "гриф одобрения", слово Приложение со ссылкой на номер и дату документа располагаются в правом верхнем углу первого листа документа и печатаются без кавычек.
2.2.6.Слово Утверждено (Утверждаю, Одобрено, Согласовано) печатается прописными буквами и отделяется от последующих строк реквизита одинарным межстрочным интервалом.
Остальные строки многострочного реквизита печатаются строчными буквами через один одинарный межстрочный интервал, за исключением личной подписи, инициалов и фамилии, которые рекомендуется располагать через два одинарных межстрочных интервала от предыдущей строки реквизита.
При наличии нескольких грифов утверждения или согласования их располагают на одном уровне.
2.2.7.Заголовок к тексту документа отделяется от реквизита бланка двумя-тремя одинарными межстрочными интервалами и печатается от левой границы текстового поля через один одинарный межстрочный интервал с прописной буквы. Заголовок в кавычки не заключается, точка в конце заголовка не ставится.
2.2.9.Текст отделяется от заголовка двумя-тремя одинарными межстрочными интервалами.
Текст документа может оформляться в виде связного текста, таблицы, анкеты или соединения этих структур.
Текст документа должен обеспечивать точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.
2.2.10.Для языка служебного документа характерны:
- лаконичность;
- точность формулировок, однозначность и единообразие терминов;
- применение общепринятых (стандартных) словосочетаний;
- использование прямого порядка слов в предложении;
- замена местоимений существительными;
- употребление в распорядительных документах глаголов неопределенной формы: "поручить", "утвердить", "рекомендовать", "предложить" и т. д.;
- единообразие в написании имен, географических названий, наименований должностей, учреждений;
- строгий лексический отбор.
Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для служебных документов, соответствующих общей тенденции стандартизации делового языка.
2.2.11.При необходимости ссылки в тексте отрабатываемого документа на документы других организаций или ранее изданные их реквизиты указывают в следующей последовательности: вид документа, наименование организации - автора документа, дата, регистрационный номер, заголовок.
2.2.12.При оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующие должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
2.2.13.Тексты документов могут оформляться в виде таблиц. Графы и строки таблиц должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и, начиная со второй страницы, печатаются только номера этих граф.
2.2.14.Для реквизита "подпись" отступы (левый, правый и отступ 1 строки) не устанавливаются.
2.2.15.Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.
В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров:
Приложение:
1.Заключение на проект ... на 3 л. в 2 экз.
2.Справка о доработке ... на 2 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.
Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:
Приложение: Справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного пользования, рег. N 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.
На приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение N 1, Приложение N 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:
Приложение N 2
к приказу Министерства труда
и социального развития
Республики Адыгея
от 15 марта 2011 г. N 35
2.2.16.Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.
2.2.17.Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.
Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:
П.О.Николаев
(87771) 9-42-94
2.3.Оформление приказов и контроль за их исполнением
2.3.1.Приказами оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы организации.
Проекты приказов готовят и вносят подразделения на основании поручений руководителя организации, его заместителя либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит уполномоченный специалист по кадрам на основании соответствующих представлений или заявлений.
Приказы подписываются руководителем, а при его отсутствии лицом, на которого возложено исполнение обязанностей руководителя организации.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.
2.3.2.Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также юристом (при наличии).
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.
Проекты приказов Министерства труда и социального развития Республики Адыгея, представляемые Министру на подпись, визируются его заместителями в соответствии с распределением обязанностей.
2.3.3.Проекты приказов печатаются на бланках установленной формы в соответствии с приложением N 1 настоящей Инструкции и направляется для подписи.
Датой приказа является дата его подписания.
Проекты приказов, подготовленных совместно с другими органами или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги с указанием наименования организации и других органов или организаций.
Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, личному составу и отпускам нумеруются отдельно.
Регистрация приказов и ознакомление с кадровыми приказами государственных гражданских служащих (работников) производится специалистом, ответственным за кадровую работу или специально уполномоченным лицом.
2.3.4.Размноженные экземпляры приказов направляет лицо, ответственное за делопроизводство, исполнителям, указанным в приказе и лицу, на которого возложен контроль, в соответствии со списком рассылки, который составляется и подписывается исполнителем.
2.3.5.Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.
Текст приказа состоит из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В первой (констатирующей) части указывается основание или причина составления приказа. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа, его дата, номер и заголовок.
Если содержание приказа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть.
Преамбула в проектах приказов завершается словом приказываю.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и, при необходимости, сроков исполнения. Она делится на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Действия однородного характера перечисляются в одном пункте.
В случае, если управленческое действие связано с конкретным исполнителем, соответствующий пункт приказа начинается с указания исполнителя. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения (в этом случае в скобках указываются инициалы и фамилия руководителя) или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами, обозначающими действие, например: "Признать утратившим силу...".
Визы включают должности визирующих, личные подписи и расшифровку подписей.
Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего приказ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
При наличии приложений к приказу на первом листе приложения в верхнем правом углу указывается "Номер приложения, дата и номер приказа", например:
Приложение 2
к приказу Министерства труда
и социального развития
Республики Адыгея
от 22 марта 2011 г. N 93
2.3.6.Контроль за исполнением приказа руководитель организации может оставлять за собой, а также возлагать на заместителей в соответствии с распределением полномочий или на руководителей структурных подразделений. Должностное лицо, подготовившее приказ, анализирует ход исполнения приказа по каждому из поручений, и информирует о результатах должностное лицо, на которое возложен контроль, в установленные приказом сроки.
2.4.Порядок оформления протоколов заседаний (совещаний)
2.4.1.Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.
2.4.2.В организации протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
2.4.3.Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:
Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).
Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.
2.4.4.Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
2.4.5.Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
Слушали:
Выступили:
Постановили: (или Решили:).
Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: "За - ..., против - ..., воздержалось - ...".
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
2.4.6.Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.
Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:
Присутствовали:
Заместитель Министра образования и науки Республики Адыгея И.О. Фамилия
Заместители руководителя Министра финансов Республики Адыгея И.О. Фамилия
И.О.Фамилия
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.
Наименование вопроса нумеруется римской цифрой, печатается центрованно и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение.
2.4.7.Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).
2.4.8.Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных, экспертных советов и других комиссий. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях (совещаниях), состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.
К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с системой регистрации, принятой в организации.
2.4.9.Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Непосредственную рассылку протоколов осуществляет специалист, ответственный за делопроизводство.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке.
III.Требования к ведению делопроизводства
3.1.Оформление документов и создание бланков документов осуществляется на основе ГОСТ 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (образцы бланков распорядительных и иных документов представлены в приложениях N 1-6).
3.2.Ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение требований настоящей Инструкции в Министерстве труда и социального развития Республики Адыгея возлагается на первого заместителя Министра, а в территориальных органах и подведомственных учреждениях - на их руководителей.
3.3.В территориальных органах и подведомственных учреждениях, не имеющих штатных должностей секретарей либо делопроизводителей, назначается работник, ответственный за делопроизводство. Работники, ответственные за ведение делопроизводства, назначаются приказом руководителя.
IV.Организация документооборота и исполнения документов
4.1.Организация документооборота
4.1.Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
4.2.Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними, регламентируются инструкцией по делопроизводству, регламентом Министерства труда и социального развития Республики Адыгея, положениями об отделах Министерства, положениями территориальных органов, уставами подведомственных учреждений, должностными инструкциями и должностными регламентами.
4.2.Прием, обработка и распределение поступающих документов
4.2.1.Документы, поступающие в организацию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием и первичная обработка документов осуществляются специалистами, ответственными за делопроизводство (далее - уполномоченными работниками).
Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.
Полученный документ регистрируется в регистрационно-контрольной форме (далее именуется - РКФ). На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп проставляется в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение. Регистрационный штамп содержит сокращенное наименование учреждения, дату и регистрационный номер. Регистрационный номер в Министерстве труда и социального развития Республики Адыгея состоит из символов "7/9" (в случае если отправитель расположен на территории Республики Адыгея) или "7/5" (если отправитель расположен за пределами Республики Адыгея) и порядкового номера поступившего документа, разделяемых дефисом. Формат регистрационного номера в территориальном органе, подведомственном учреждении устанавливается самостоятельно.
Документы, в том числе и обращения граждан, поступившие в рабочее время, проходят первичную обработку и регистрируются в день поступления, при поступлении в нерабочее время - на следующий рабочий день.
Документы, поступившие с отметками "Срочно" и "Оперативно", передаются на регистрацию незамедлительно.
Регистрационный номер обращения состоит из порядкового номера поступившего письменного обращения и буквы "з", проставляемых через дробь, например: N 121/з - номер первичного обращения.
4.2.2.Документы, адресованные руководителю организации, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются уполномоченными специалистами и подлежат обязательной регистрации.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.
Рассмотренные руководством документы возвращаются уполномоченному специалисту, который в РКФ вносит содержание резолюции, а документ передает на исполнение.
Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.
4.2.3.Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.
4.2.4.Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на бланке, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.
4.2.5.При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
- объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;
- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
- запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";
- подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;
- поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;
- поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель;
- факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.
4.2.6.Документы в электронном виде, поступающие в организацию, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение уполномоченным специалистом, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием и регистрация документов в электронном виде в РКФ, поступивших на электронный адрес организации, осуществляется уполномоченным специалистом.
4.3.Организация обработки и передачи отправляемых документов
4.3.1.Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с Инструкцией, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Министерства, его территориальных органов и подведомственных учреждений (внутреннее согласование) возлагается на исполнителя документа.
Проекты документов готовятся на бланках установленной формы; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.
До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки.
Проекты писем Министерства труда и социального развития Республики Адыгея визируются начальником отдела Министерства, в котором работает исполнитель, и заместителем Министра, курирующим соответствующее направление. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа в нижней его части.
4.3.2.Документы, отправляемые организацией, передаются почтовой, электрической связью.
Документы Министерства труда и социального развития Республики Адыгея отправляются также через отдел специальной документальной связи Администрации Главы Республики Адыгея и Кабинета Министров Республики Адыгея. Через отдел специальной документальной связи Администрации Главы Республики Адыгея и Кабинета Министров Республики Адыгея может осуществляться отправка документов, адресованных в федеральные органы государственной власти, Администрацию Президента Российской Федерации, полномочные представительства Президента Российской Федерации в федеральных округах, во все субъекты Российской Федерации. В этом случае исполнитель документа представляет уполномоченному специалисту Министерства, оригинал и электронную копию документа на магнитном носителе, которые возвращаются исполнителю с отметкой о передаче.
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется уполномоченным специалистом в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.
С помощью средств электрической связи уполномоченный специалист осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов. Адресатам также отправляются бумажные оригиналы, если документы, передаваемые по каналам электрической связи, содержат финансовую информацию.
Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса (номера телефона), электронного адреса или с указанием на рассылку.
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или уполномоченного специалиста.
4.3.2.Регистрационный номер отправляемого документа в Министерстве труда и социального развития Республики Адыгея состоит из символов "7/8" (в случае если адресат расположен на территории Республики Адыгея) или "7/4" (если адресат расположен за пределами Республики Адыгея) и порядкового номера отправляемого документа, разделяемых дефисом. Формат регистрационного номера в территориальном органе, подведомственном учреждении устанавливается самостоятельно.
В качестве регистрационного номера ответа на обращение гражданина ставится регистрационный номер этого обращения.
4.3.3.Письменный ответ на Интернет-обращение направляется по почтовому адресу, указанному в обращении, если при подаче обращения заявитель изъявил желание получить ответ в письменном виде, если заявитель изъявил желание получить ответ в электронном виде, то он в отсканированном виде направляется по электронному адресу, указанному в обращении.
4.4.Порядок прохождения внутренних документов
4.4.1.Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.
4.4.2.Проекты распорядительных документов Министерства труда и социального развития Республики Адыгея после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в информационно-правовой отдел Министерства, который осуществляет контроль за правильностью их оформления.
Порядок согласования и прохождения распорядительных документов в территориальных органах, подведомственных учреждениях устанавливается самостоятельно.
Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. После подписания документы регистрируются уполномоченным специалистом.
4.4.3.Уполномоченный специалист обязательном порядке размножает подписанные руководителем и зарегистрированные распорядительные документы и рассылает в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.
4.4.4.Гражданско-правовые договоры подлежат обязательной регистрации после подписания их руководителем. Регистрацию гражданско-правовых договоров в Министерстве труда и социального развития Республики Адыгея осуществляет информационно-правовой отдел в специальном журнале с указанием места хранения их подлинников. В территориальном органе, подведомственном учреждении регистрацию осуществляет уполномоченный специалист.
4.5.Работа исполнителей с документами
4.5.1.Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководителем организации, подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает уполномоченному специалисту документ на тиражирование с листом рассылки.
4.5.2.При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
4.5.3.В случае если исполнение документа поручено нескольким лицам, то информацию о выполнении поручения каждый исполнитель представляет лицу, указанному в поручении первым (ответственному исполнителю), за 5 дней до окончания срока исполнения. Ответственный исполнитель имеет право созывать соисполнителей для выработки совместного решения.
4.5.4.В случае поступления обращения гражданина в Министерство труда и социального развития Республики Адыгея, когда руководитель территориального органа, подведомственного учреждения является единственным исполнителем, выполняются следующие действия:
- если Министром (его заместителями) дана резолюция "Прошу подготовить ответ заявителю" исполнитель территориального органа или подведомственного учреждения готовит проект ответа заявителю на бланке территориального органа, подведомственного учреждения, который после подписания руководителем направляется заявителю. В Министерство труда и социального развития Республики Адыгея направляется информация об исполнении поручения с приложением оригинала обращения и копии ответа заявителю. Оформление дела осуществляется уполномоченным специалистом.
- если Министром (его заместителями) дана резолюция "Рассмотреть и внести предложения" исполнитель территориального органа или подведомственного учреждения готовит проект ответа заявителю на бланке Министерства труда и социального развития Республики Адыгея в двух экземплярах. Визирование ответа осуществляется в соответствии с Инструкцией. Оригинал обращения и завизированный ответ хранятся в заведенном деле в Министерстве.
4.5.5.Работа исполнителей территориальных органов и подведомственных учреждений с иными документами осуществляется в порядке, установленном пунктом 4.5.4 Инструкции.
Взаимодействие территориальных органов и подведомственных учреждений в части рассмотрения обращений граждан и иных документов осуществляется в соответствии с пунктом 2 статьи 10 Федерального закона от 02.05.2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
4.6.Учет и анализ объемов документооборота
4.6.1.Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.
Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в организацию, а также создаваемых ими документов, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.
4.6.2.Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по РКФ по месту регистрации документов.
Результаты учета количества документов обобщаются уполномоченным специалистом и представляются в виде справки руководству.
4.6.3.За единицу учета количества документов принимается сам документ, с учетом размноженных экземпляров.
Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно на основе принятых в организации системы учета документов.
Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.
Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме (приложение N 7 - примерное). По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж (цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах).
V.Контроль исполнения документов
5.1.Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.
5.2.Контролю подлежат:
- распорядительные документы;
- документы согласно Указу Президента Республики Адыгея от 19 сентября 2002 года N 212 "Об утверждении Положения о порядке осуществления контроля за исполнением законов Республики Адыгея, указов и распоряжений Президента Республики Адыгея, постановлений и распоряжений Кабинета Министров Республики Адыгея, поручений Президента Республики Адыгея, Премьер-министра Республики Адыгея, Руководителя Администрации Президента Республики Адыгея и Кабинета Министров Республики Адыгея";
- документы, поставленные на контроль руководителем.
При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают штампом "Контроль".
5.3.В Министерстве труда и социального развития Республики Адыгея внутриведомственный контроль за своевременным и надлежащим исполнением законов Республики Адыгея, актов Главы Республики Адыгея, Кабинета Министров Республики Адыгея, поручений Главы Республики Адыгея, Премьер-министра Республики Адыгея, заместителя Премьер-министра Республики Адыгея, Руководителя Администрации Главы Республики Адыгея и Кабинета Министров Республики Адыгея осуществляет первый заместитель Министра.
Старший инспектор-делопроизводитель представляет первому заместителю Министра (на время его отсутствия - Министру) ежемесячно 1 числа информацию об исполнении поручений за месяц, предшествующий дате предоставления информации.
В территориальных органах, подведомственных учреждения осуществление внутриведомственного контроля возлагается на уполномоченное лицо по решению руководителя.
5.4.В Министерстве труда и социального развития Республики Адыгея уполномоченный специалист, выполняющий регистрацию документов, обращений, как правило, в первый день недели представляет Министру труда и социального развития Республики Адыгея, заместителям Министра и руководителям структурных подразделений (в соответствии с полномочиями) информацию о находящихся на контроле документах, срок исполнения которых истекает на текущей неделе.
5.5.В территориальных органах и подведомственных учреждениях уполномоченный специалист предоставляет информацию о находящихся на контроле документах руководителю в сроки, установленные пунктом 5.4.
5.6.Контроль за своевременностью и полнотой рассмотрения обращений граждан выполняется в Министерстве и его территориальных органах уполномоченным государственным гражданским служащим на основе анализа данных, предоставляемых ежемесячно 15-го и 30-го числа месяца или по мере необходимости уполномоченным специалистом по приему и регистрации обращений граждан (инспектором-делопроизводителем). Анализ исполнения обращений граждан предоставляется уполномоченным государственным гражданским служащим в виде справки первому заместителю министра ежемесячно до 5-го числа месяца.
В подведомственных учреждениях уполномоченный специалист по контролю за сроками исполнения обращений граждан определяется руководителем.