Приказ от 29.07.2010 г № 25-П
Об утверждении Административного регламента по предоставлению Управлением по делам архивов Республики Адыгея государственной услуги «Организация предоставления информации органам государственной власти Республики Адыгея, органам местного самоуправления, а также иным юридическим и физическим лицам на основе документов Архивного фонда Республики Адыгея»
В соответствии с постановлением Кабинета Министров Республики Адыгея от 13 августа 2007 года N 143 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и предоставления государственных услуг в Республике Адыгея" (Собрание законодательства Республики Адыгея, 2007, N 8) приказываю:
1.Утвердить прилагаемый Административный регламент по предоставлению Управлением по делам архивов Республики Адыгея государственной услуги "Организация предоставления информации органам государственной власти Республики Адыгея, органам местного самоуправления, а также иным юридическим и физическим лицам на основе документов Архивного фонда Республики Адыгея".
2.Признать утратившим силу приказ Управления по делам архивов Республики Адыгея от 17 апреля 2008 года N 15-п "Об утверждении Административного регламента".
3.Направить настоящий приказ в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Республике Адыгея для включения в федеральный регистр нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации.
4.Обеспечить размещение настоящего приказа на официальном сайте органов исполнительной власти Республики Адыгея и публикацию его в газете "Советская Адыгея".
5.Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на ведущего консультанта Управления по делам архивов Республики Адыгея М.А. Казан.
Начальник Управления
А.У.СНАХОВА
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ УПРАВЛЕНИЕМ ПО ДЕЛАМ
АРХИВОВ РЕСПУБЛИКИ АДЫГЕЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ
"ОРГАНИЗАЦИЯ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ ОРГАНАМ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ РЕСПУБЛИКИ АДЫГЕЯ, ОРГАНАМ МЕСТНОГО
САМОУПРАВЛЕНИЯ, А ТАКЖЕ ИНЫМ ЮРИДИЧЕСКИМ И ФИЗИЧЕСКИМ
ЛИЦАМ НА ОСНОВЕ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО
ФОНДА РЕСПУБЛИКИ АДЫГЕЯ"
I.Общие положения
Наименование государственной услуги
1.Административный регламент предоставления Управлением по делам архивов Республики Адыгея государственной услуги по организации предоставления информации органам государственной власти Республики Адыгея, органам местного самоуправления, а также иным юридическим и физическим лицам (далее - пользователи) на основе документов Архивного фонда Республики Адыгея (далее - Административный регламент) разработан в целях повышения качества информационного обеспечения ретроспективной документной информацией физических и юридических лиц. Административный регламент определяет сроки, последовательность действий (административных процедур) Управления по делам архивов Республики Адыгея (далее - Управление), а также порядок взаимодействия Управления с Государственным учреждением "Национальный архив Республики Адыгея" (далее - Национальный архив), отделами по делам архивов администраций муниципальных образований Республики Адыгея (далее - муниципальные архивы), органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями (далее - органы и организации) при предоставлении государственной услуги.
Организация предоставления информации включает в себя организацию исполнения поступающих в Управление от российских и иностранных пользователей тематических запросов - о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, факту, событию, и социально-правовых запросов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций.
Нормативно-правовое регулирование предоставления
государственной услуги
2.Предоставление государственной услуги по организации предоставления информации органам государственной власти Республики Адыгея, органам местного самоуправления, а также иным юридическим и физическим лицам на основе документов Архивного фонда Республики Адыгея (далее - государственная услуга) осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
Конституция Российской Федерации от 12.12.1993 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 4, ст. 445; 2009, N 1, ст. 1; 2009, N 1, ст. 2);
Закон Российской Федерации от 21.07.1993 N 5485 "О государственной тайне" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 15, ст. 1768; 1997, N 41, ст. 8220 - 8235; 1997, N 41, ст. 4673; 2003, N 27, ст. 2700; 2003, N 46, ст. 4449; 2004, N 27, ст. 2711; 2004, N 35, ст. 3607; 2007, N 49, ст. 6055; 2007, N 49, ст. 6079);
Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253);
Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006 г. N 19, ст. 2060);
Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ч. 1, ст. 3448);
Закон Республики Адыгея от 10.08.2006 N 19 "Об архивном деле в Республике Адыгея" (Собрание законодательства Республики Адыгея, 2006, N 8, ст. 429);
Указ Президента Российской Федерации от 31.12.1993 N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию" (Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1994, N 2, ст. 74; 1997, N 3, ст. 367; 2000, N 36, ст. 3636);
Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007);
Положение об Управлении по делам архивов Республики Адыгея, утвержденное постановлением Кабинета Министров Республики Адыгея от 07.05.2007 N 74 (Собрание законодательства Республики Адыгея, 2007, N 5, ст. 434).
Орган по предоставлению государственной услуги
3.Предоставление государственной услуги осуществляет Управление.
Работу по информационному обеспечению пользователей осуществляют Национальный архив, муниципальные архивы, а также органы и организации при наличии у них архивных документов, необходимых для исполнения тематических и социально-правовых запросов.
Результаты предоставления государственной услуги
4.Результатом предоставления государственной услуги являются:
- информационные письма;
- архивные справки;
- архивные копии;
- архивные выписки;
- тематические подборки копий архивных документов;
- ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, с рекомендацией о дальнейших путях поиска информации;
- уведомления о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в другие органы и организации.
Получатели (пользователи) государственной услуги
5.Получателями государственной услуги являются:
- российские, иностранные граждане и лица без гражданства;
- органы государственной власти и местного самоуправления;
- организации и общественные объединения;
- юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации и Республики Адыгея либо в силу наделения их пользователями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени.
II.Требования к порядку предоставления государственной услуги
Порядок информирования о предоставлении
государственной услуги
6.Информирование по процедуре исполнения государственной услуги производится:
- при личном обращении пользователя;
- по телефону;
- по письменным обращениям;
- по электронной почте.
7.При консультировании пользователей по телефону и на личном приеме сотрудники Управления дают исчерпывающую информацию по вопросам организации предоставления информации пользователям.
8.При информировании по письменным обращениям пользователей, в том числе направленным по электронной почте, по процедуре предоставления государственной услуги ответ направляется в срок, не превышающий 5 дней со дня регистрации обращения почтой или факсом.
9.Место нахождения Управления и его почтовый адрес: 385000, Республика Адыгея, г. Майкоп, ул. Крестьянская, д. 236.
Электронный адрес: adigra@mail.ru
Телефон: (8772) 57-09-29, 52-13-10, факс: 52-13-10
10.Прием пользователей осуществляется начальником Управления и сотрудниками Управления по рабочим дням. Режим работы: понедельник - четверг с 9.00 до 18.00, пятница - с 9.00 до 17.00. Обеденный перерыв с 13.00 до 13.48.
11.Место нахождения Национального архива и его почтовый адрес:
385006, Республика Адыгея, г. Майкоп, ул. Калинина, д. 220.
Электронный адрес: gynara@mail.ru
Телефоны:
- (8772) 56-97-74, 52-19-41
- исполнение тематических и социально-правовых запросов:
(8772) 53-01-72, 52-19-41; факс: 53-01-72.
12.Прием пользователей осуществляется должностными лицами Национального архива по рабочим дням. Режим работы: понедельник - четверг с 9.00 до 18.00, пятница - с 9.00 до 17.00. Приемные дни: понедельник, четверг с 9.30 до 17.00. Обеденный перерыв с 13.00 до 14.00.
13.Информация о месте нахождения и контактных телефонах муниципальных архивов содержится в приложении N 1.
Основание для предоставления государственной услуги
14.Основанием для предоставления государственной услуги является письменный запрос пользователя в адрес Управления, а также запрос, переданный по электронной почте.
15.В поступившем в Управление запросе пользователя должны быть указаны:
- наименование юридического лица на бланке организации; для граждан - фамилия, имя и отчество;
- почтовый и/или электронный адрес пользователя; контактный телефон;
- интересующие пользователя тема, вопрос, событие, сведения, факт и хронологические рамки запрашиваемой информации;
- форма получения пользователем информации (информационное письмо, архивная справка, архивная копия, архивная выписка, тематический обзор документов);
- личная подпись гражданина или подпись должностного лица;
- дата отправления.
В случае необходимости, заявитель прилагает к письменному запросу копии документов по существу запроса.
16.Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно предоставляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
Условия и сроки предоставления государственной услуги
17.Запросы пользователей, поступившие в Управление, в течение 5 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в Национальный архив, муниципальные архивы, органы и организации для исполнения и ответа заявителю.
18.При рассмотрении Управлением запросов органов государственной власти, связанных с исполнением ими своих полномочий и функций, Управление дает ответы на эти запросы и предоставляет запрашиваемую информацию в течение 30 дней со дня их регистрации. В случае если запрашиваемая органом государственной власти информация не может быть предоставлена в этот срок или срок, указанный в запросе, из-за необходимости проведения масштабной поисковой работы по комплексу архивных документов, то Управление согласовывает с уполномоченным лицом органа государственной власти - автором обращения срок продления предоставления информации.
19.При поступлении в Управление запросов, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, Управление в 5-дневный срок запрашивает автора запроса об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.
Перечень оснований для отказа в предоставлении
государственной услуги
20.Запрос пользователя не подлежит рассмотрению в случаях:
- если в запросе пользователя отсутствуют необходимые сведения для проведения поисковой работы;
- если запрос пользователя не содержит наименования юридического лица (для гражданина - ФИО), почтового адреса и (или) электронного адреса пользователя;
- если запрос пользователя не поддается прочтению;
- если в запросе пользователя содержится вопрос, на который пользователю ранее давались письменные ответы по существу, и при этом не приводятся новые доводы или обстоятельства;
- если в запросе пользователя содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения в адрес должностного лица, а также членов его семьи;
- если ответ на запрос пользователя не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законодательством тайну.
Другие положения, характеризующие требования
к предоставлению государственной услуги
21.Управление осуществляет предоставление государственной услуги по организации исполнения тематических и социально-правовых запросов бесплатно.
22.Национальный архив осуществляет исполнение запросов государственных органов и органов местного самоуправления, связанных с исполнением ими своих полномочий и функций, бесплатно.
Муниципальные архивы осуществляют исполнение всех видов запросов бесплатно.
Тематические запросы пользователей исполняются Национальным архивом в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора) или бесплатно. Запросы граждан о предоставлении информации, необходимой для установления родства, родственных связей двух или более лиц, истории семьи, рода могут исполняться в порядке предоставления платных услуг (в том числе на основе договора).
Запросы социально-правового характера исполняются органами и организациями бесплатно.
III.Административные процедуры
Описание последовательности действий при предоставлении
государственной услуги
23.Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры Управления:
- регистрация запросов пользователей, рассмотрение их начальником Управления и передача на исполнение сотруднику Управления;
- анализ тематики поступивших запросов пользователей;
- направление запросов по результатам рассмотрения обращений пользователей на исполнение по принадлежности;
- получение информации от организаций-исполнителей;
- подготовка и направление ответов пользователям.
Регистрация запросов пользователей и передача
их на исполнение
24.Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги. Поступившие в Управление письменные запросы пользователей о предоставлении архивной информации регистрируются в день поступления в установленном порядке и поступают на рассмотрение начальнику Управления.
25.После регистрации и рассмотрения начальником Управления запросы пользователей с резолюцией начальника Управления передаются на исполнение сотруднику Управления.
26.При поступлении в Управление запроса по электронной почте с указанием адреса электронной почты или почтового адреса пользователя, ему направляется письменное уведомление о приеме запроса к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятый к рассмотрению запрос распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.
Анализ тематики запросов
27.Сотрудник Управления обеспечивает оперативное рассмотрение запросов пользователей, доведение их до исполнителей.
28.Сотрудник Управления осуществляет анализ тематики поступивших запросов с использованием имеющихся в Управлении архивных справочников в традиционном и электронном виде, содержащих сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения запросов пользователей. При этом определяется:
- правомочность получения пользователем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих государственную тайну и сведений конфиденциального характера;
- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;
- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
- местонахождение, адреса конкретных органов и организаций, куда следует направить запрос по принадлежности.
29.В случае если запрос требует исполнения несколькими организациями, Управление направляет в соответствующие организации копии запроса, с указанием о направлении ответа в адрес заявителя.
30.По итогам анализа запроса Управление:
- при отсутствии запрашиваемых сведений в Национальном архиве и муниципальных архивах информирует об этом автора запроса и, при необходимости, дает рекомендации по их дальнейшему поиску;
- дает мотивированный отказ автору запроса в получении запрашиваемых сведений при отсутствии у него права на их получение и разъясняет его дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
Направление запросов на исполнение
в Национальный архив, муниципальные архивы, органы
и организации по принадлежности
31.Управление по итогам анализа тематики поступившего запроса направляет соответствующий(ие) запрос(ы) по принадлежности в Национальный архив, муниципальные архивы, иные органы и организации при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запроса.
32.Архивные учреждения, органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации, исполняющие полученные от Управления запросы, по итогам выявления запрашиваемых документов готовят информационные материалы (информационные письма, архивные справки, архивные копии), ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации, которые направляются непосредственно в адрес пользователя.
33.При поступлении ответов в адрес Управления специалисты Управления анализируют их, оценивают полноту полученной информации, готовят информационное письмо с приложением поступивших из Национального архива, муниципальных архивов, иных органов и организаций информационных материалов: архивных справок, архивных копий, для ответа на запрос заявителя.
34.В случае необходимости Управление может запрашивать у организаций-исполнителей запросов Управления копии ответов о результатах рассмотрения обращений (запросов) пользователей.
35.Рассмотрение запроса пользователя считается законченным, если по нему приняты необходимые меры, автор обращения проинформирован о результатах рассмотрения.
Порядок и формы контроля за совершением
действий и принятием решений
36.Контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги и принятием решений осуществляется начальником Управления.
37.Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги, осуществляется консультантом Управления, ответственными за организацию работы по ее предоставлению.
38.Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав пользователей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения пользователей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Управления.
39.Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы Управления) и внеплановыми, в том числе, по конкретному обращению пользователя.
40.Для проверки полноты и качества исполнения государственной услуги формируется рабочая группа, в состав которой включаются государственные гражданские служащие Управления.
Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
41.По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав пользователей, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
Порядок обжалования действия (бездействия)
и решений, осуществляемых в ходе предоставления
государственной услуги на основании настоящего
Административного регламента
42.Пользователь может обратиться с письменной жалобой на действия (бездействия) и решения должностных лиц, осуществляемых (принятых) в ходе выполнения настоящего Административного регламента.
43.Действия (бездействия) и решения должностных лиц Управления и Национального архива могут быть обжалованы:
- начальнику Управления;
- в Кабинет Министров Республики Адыгея;
- в судебном порядке.
44.Действия (бездействия) и решения организаций могут быть обжалованы:
- в вышестоящие по подчиненности организации;
- в судебном порядке.
45.Пользователь в своей жалобе в обязательном порядке указывает:
- фамилию, имя, отчество;
- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
- изложение сути жалобы;
- личную подпись и дату.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов пользователь прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.
46.В ходе рассмотрения жалобы начальник Управления:
- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием пользователя, направившего жалобу, или его законного представителя;
- вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;
- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов пользователя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.
47.Ответ на жалобу подписывается начальником Управления.
48.Ответ на жалобу, поступившую в Управление, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.
49.Письменная жалоба, поступившая в Управление, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.
50.В исключительных случаях начальник Управления вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения пользователя, направившего жалобу.
51.В случае если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и/или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.
Управление при получении письменной жалобы, в которой содержатся оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить пользователю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.
Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается пользователю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
52.Если в жалобе пользователя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник Управления вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в Управление. О данном решении уведомляется пользователь, направивший жалобу.
Приложения
2010-07-29 Приложение к Приказу от 29 июля 2010 года № 25-П Сведение